(Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych)

obowiązująca w Spółdzielni Mieszkaniowej „Pod Dachem” w Szczecinie

Działając na podstawie przepisu art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej RODO, ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych) niniejszym przekazujemy Państwu poniższe informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych.

Informacje ogólne

Administratorem Państwa danych osobowych jest: Spółdzielnia Mieszkaniowa „Pod Dachem”, ul. Niemierzyńska 27a/18, 71-436 Szczecin, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum w Szczecinie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000228864, posiadająca NIP: 8510014198, posiadająca REGON: 00108202300000, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

w dalszej treści zwana także „Administratorem”.

Administrator zbiera dane osobowe dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów, przetwarza je zgodnie z prawem i nie poddaje dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami. Dane są zbieranie jedynie w adekwatnym, niezbędnym i koniecznym zakresie w stosunku do celów, dla jakich są przetwarzane oraz obowiązujących przepisów.

Administrator dokłada wszelkich starań, aby przetwarzanie Państwa danych osobowych było dokonywane w sposób uniemożliwiający dostęp do tych danych ze strony osób nieuprawnionych, jak i przed nieuprawnionym ich wykorzystaniem przez osoby trzecie.

Administrator posługuje się środkami i rozwiązaniami technicznymi, które mają zapobiec ingerencji nieuprawnionych osób trzecich w sferę Państwa prywatności.

Państwa dane osobowe przetwarzane są zgodnie z następującymi zasadami: zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość, ograniczony cel, minimalizacja danych, prawidłowość, ograniczone przechowywanie, integralność i poufność, rozliczalność.

Cele oraz podstawy prawne przetwarzania Państwa danych osobowych

Zgodnie z przepisami RODO przetwarzanie danych osobowych jest uznawane za zgodne z prawem
m. in., gdy:

• wyraziliście Państwo zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
• jest ono niezbędne do wykonania umowy/usługi, której jesteście Państwo stroną lub do podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy;
• jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego spoczywającego na Administratorze;
• jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora w następujących celach:

• zawierania oraz wykonywania wszelkich umów, w tym w szczególności umów najmu, umów rezerwacyjnych, umów przedwstępnych oraz wszelkich innych umów zawieranych przez Administratora w związku z prowadzoną działalnością, w tym również z partnerami biznesowymi, ustanawiania stosownych zabezpieczeń, a także w celu podjęcia wszelkich działań na żądanie osób, których dane dotyczą przed zawarciem umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
• wypełniania obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze w związku z zawieranymi i wykonywanymi umowami oraz w związku z prowadzoną działalnością, w tym w szczególności w zakresie obowiązków podatkowych, księgowych tj. sporządzania dokumentacji księgowo – podatkowej lub innej zgodnie z obowiązującymi przepisami, udzielania informacji na żądanie uprawnionych organów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
• realizacji procesów związanych z zarządzaniem nieruchomością/nieruchomościami, w szczególności ewidencjonowania wszelkich kosztów i opłat, prowadzenia rozliczeń i sporządzania w tym zakresie wymaganej dokumentacji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
• dochodzenia ewentualnych roszczeń i odszkodowań (w tym prowadzenia działań windykacyjnych), prowadzenia sporów sądowych, jak również obrony przed roszczeniami, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
• gromadzenia materiału dowodowego na wypadek zaistnienia konieczności wykazania faktów, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
• prowadzenia działań marketingowych, w tym pozyskiwania i utrzymania klienta, partnera biznesowego, oferowania lokali na zasadach zgodnych z obowiązującymi przepisami, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub też dokonywane jest na podstawie udzielonej zgody (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) i a) RODO);
• tworzenia statystyk, analiz, a także prowadzenia sprawozdawczości, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
• zabezpieczenia i ochrony mienia Administratora, członków Spółdzielni, najemców oraz zapewnienia bezpieczeństwa osób korzystających z obiektów Administratora, zapobiegania popełnianiu przestępstw lub ujawnianiu popełnionych przestępstw poprzez stosowanie zabezpieczenia w postaci monitoringu wizyjnego, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Podanie danych osobowych co do zasady ma charakter dobrowolny, jednakże w przypadku zawierania i wykonywania umów, podejmowania czynności przed zawarciem umowy, świadczenia usług jest niezbędne i odmowa podania danych skutkować będzie brakiem możliwości zawarcia umowy, podjęcia czynności przed jej zawarciem, skorzystania z usług. W pewnych przypadkach obowiązek podania danych wynika również z obowiązujących przepisów. Nadto przebywanie w strefie objętej systemem monitoringu wizyjnego również wiąże się z utrwaleniem danych w zakresie wizerunku danej osoby.

Kategorie przetwarzanych danych oraz źródło pochodzenia danych

W większości przypadków Administrator otrzymuje dane osobowe bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, jednakże Administrator uprawniony jest do pozyskiwania danych również z innych źródeł zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Administrator przetwarza w szczególności następujące kategorie danych osobowych: dane identyfikacyjne, dane adresowe, dane kontaktowe, stan cywilny, dane finansowe, w tym także dane o powstałym zadłużeniu, informacje o ustroju majątkowym małżeńskim, wizerunek utrwalony poprzez system monitoringu wizyjnego.

Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe przetwarzamy przez czas niezbędny do osiągnięcia celów przetwarzania lub zgodnie z wymogami nałożonymi przez obowiązujące przepisy. Po zrealizowaniu danego celu przetwarzania, archiwizujemy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności uwzględniając okresy przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych oraz okres przedawnienia roszczeń publicznoprawnych. W przypadku przetwarzania danych na podstawie Państwa zgody, dane przechowujemy przez okres, na jaki została udzielona zgoda.

Pliki cookies

Podczas przeglądania naszej strony internetowej stosujemy mechanizm plików „cookies”. Przy użyciu plików „Cookiem” mogą być zbierane dane osobowe, które następnie mogą być wykorzystane wyłącznie w celu realizacji określonych funkcji na rzecz użytkownika. Ponadto tak zebrane dane są zaszyfrowane w sposób, który uniemożliwia do nich dostęp osobom nieuprawnionym.

Każdy użytkownik może wyłączyć mechanizm „cookies” w przeglądarce internetowej swojego urządzenia końcowego. Wyłączenie mechanizmu „cookies” może jednak spowodować utrudnienie lub prawidłowe korzystanie z naszej strony internetowej.

W serwisie mogą być wykorzystywane następujące pliki Cookiem:

• analityczne – wykorzystywane do opracowywania anonimowych statystyk korzystania z serwisu,
• funkcjonalne – wymagane do prawidłowego działania strony i przechowywania informacji dotyczących sesji użytkownika. Są związane z obsługą i przeglądaniem strony.

Użytkownik ma prawo zadecydowania w zakresie dostępu plików cookies do swojego komputera poprzez ich uprzedni wybór w oknie i w ustawieniach swojej przeglądarki.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i przekazywanie danych osobowych poza obszar EOG

Państwa dane osobowe nie są poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. Administratorowi przysługuje prawo przekazania danych osobowych niezbędnych do wykonania umowy/świadczenia usług do Państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (Google, Facebook i in.), przy czym są to podmioty, które przystąpiły do porozumienia w sprawie Tarczy Prywatności UE – USA. Przysługuje Państwu możliwość uzyskania kopii danych osobowych przekazanych do państwa trzeciego.

Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane w szczególności do:

• podmiotów przetwarzających (procesorów), w związku ze zleconymi przez Administratora działaniami realizowanymi w imieniu Administratora (np. obsługa księgowa, obsługa informatyczna, dostawcy usług i partnerzy, zarządcy poszczególnych obiektów, podmiot świadczący usługi w zakresie obsługi monitoringu wizyjnego);
• banków oraz podmiotów obsługujących transakcje płatnicze;
• dostawców mediów lub innego zaopatrzenia;
• architektów, wykonawców, podwykonawców;
• notariuszy, podmiotów świadczących pomoc prawną,
• firm kurierskich i świadczących usługi pocztowe, które będą dostarczać przesyłki do Państwa;
• podmiotów lub organów uprawnionych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Prawo dostępu do danych osobowych

W związku z przetwarzaniem przez Administratora Państwa danych osobowych przysługują Państwu poniżej wskazane uprawnienia:

• żądania dostępu do swoich danych osobowych;
• sprostowania tych danych;
• żądania ich uzupełnienia, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia;
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
• wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania swoich danych osobowych;
• przeniesienia swoich danych osobowych;
• w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, przysługuje Państwu prawo cofnięcia wyrażonej zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, przy czym cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem ich przetwarzania dokonanego na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.

Z powyższych praw można skorzystać kontaktując się z nami pod adresem e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w § 1 powyżej z dopiskiem „dane osobowe”.

Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa. Każdorazowo uprawnienie oraz jego zakres zależeć będzie również od podstawy prawnej przetwarzania danych przez Administratora oraz od celu ich przetwarzania.

W przypadku wątpliwości co do prawidłowości przetwarzania Państwa danych osobowych przez Administratora, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zmiany naszej Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo zmiany niniejszej polityki prywatności poprzez opublikowanie nowej treści na stronie internetowej. Po dokonaniu zmiany polityka prywatności ukaże się na stronie z nową datą.

Wszelkie pytania w zakresie danych osobowych prosimy kierować na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w § 1 powyżej z dopiskiem „dane osobowe”.

Szczecin, dnia 10 września 2018 r.